מכוני בקרה – הכירו את השותף החדש בהליך הרישוי

לאחר אסון ורסאי ופרסום מסקנות ועדת זיילר לעניין בטיחות מבנים, הגיע מנהל התכנון לכדי הבנה כי יש להקים גוף לייעול ושיפור תהליכי התכנון והביצוע וכך התקבלה החלטה על הקמת מכוני בקרה, מהלך שנדחה מספר פעמים ויצא לפועל בתאריך 06.07.2021 כיום פועלים 6 מכוני בקרה מורשים המחויבים לקבל כל בקשה המופנית אליהם ללא תלות במיקומו הגיאוגרפי של הפרויקט.

למעשה, מדובר בשותף חדש בפרויקט להליך הרישוי והביצוע, המטרות כמובן טובות ומבורכות אך קיימים אתגרים רבים – בעיקר בממשק בין הגופים – מכון בקרה ורשות הרישוי. בצד העלויות, כמובן הכל מושת על היזם (למעט רשויות כיבוי אש ופקע"ר).

במאמר זה נשפוך קצת אור על עבודת מכון הבקרה, חלוקת סמכויות מול היזם ורשויות הרישוי, עלויות, ומספר טיפים בהערכות לעבודה עם מכון בקרה.

מטרת מכוני הבקרה

מכון בקרה יכנס לפעולה החל משלב פתיחת הבקשה להיתר ועד קבלת תעודת הגמר. מטרות מכון הבקרה לפי הגדרת מנהל התכנון –

• ביצוע בקרה הנדסית, בדיקה מקצועית של נספחי התכן – מעלה את רמת התכנון של המתכננים ואיכות הביצוע של הקבלנים.
• ייעול הליכי הרישוי על ידי קיבוץ גורמים מאשרים במכון בקרה – כלי עזר גם לעורך הבקשה.
• שיפור איכות הבניה על ידי עמידתה בהוראות התכן וקוד הבניה – בחינה והתאמה לתקנים המעודכנים ביותר.

למי זה רלוונטי

חובת ליווי של מכון בקרה נכנס לתוקף ומחויב עפ"י חוק עבור סוגי הפרויקטים הבאים : בנייה רוויה חדשה למגורים, מבנה המכיל 6 יחידות דיור לפחות, מבנה בן 2 קומות לפחות, גובה המבנה עד 29 מ', בקשות להיתר במסגרת תמ"א 38/2. (חיזוק ותוספות – תמ"א 38/1 – אינו מחויב מכון בקרה).

חלוקת התפקידים בין מכון הבקרה לרשות הרישוי:

הוגי מכוני הבקרה ניסו לחלק סמכויות מבלי ליצור כפילויות, וזאת במטרה כאמור לייעל את הליכי התכנון והבניה. בפועל, אנו מזהים מספר כשלים מובנים וכאלו שעוד יתגלו בתקופת ההרצה, ושנות הפעילות הראשונות של מכוני הבקרה, בתקווה כי יצליחו לעמוד ביעדים השאפתניים לשמם נוצרו.

באשר לעבודה מול יועצים – מכוני הבקרה אינם מחליפים את עורכי המשנה (יועצים), אך מבטל עבודה מול רשות הכבאות ופקע"ר.

מכוני בקרה – הרצה ראשונית

במשרדנו מקודמות מספר בקשות להיתר בליווי מכון בקרה, בקשות אלו מלוות ע"י מכון בקרה עפ"י בחירתו של היזם, עוד מהתקופה בה שימוש במכוני הבקרה היה בגדר רשות ואף ניתן תמריץ מהמדינה ע"ס 20,000 ₪ . בקשות אלו הם הראשונות המצויות בשלב בקרת תכן בשילוב מכון בקרה.

על פי מצגת מנהל התכנון מדובר בהליכים המיועדים להתבצע במקביל. בפועל התהליך מסורבל דיו, וגורם לעיכוב נוסף כיוון שעד שהרשות המקומית לא מסיימת בדיקת תכנית להיתר וקליטת כל התנאים להיתר, אין באפשרותה להעביר בקשה ברישוי זמין לטיפול בקרת תכן הנדסית במכון הבקרה.

כמובן שלא איבדנו זמן יקר ופנינו באופן יזום עם כל החומר הנדרש (יש לא מעט !) למכון בקרה ודאגנו לבדיקה ללא תלות ברישוי זמין. בכך חסכנו זמן יקר ויצרנו מצב בו הבקשה תגיע למכון בקרה כבר לאחר בדיקה, שם הסתיימה הפרוצדורה של מתן אישור ברישוי זמין תוך זמן קצר.

רשימת דרישות של מכון בקרה חרגה מהדרישות שהיו בתיק מידע / מהנדס חיצוני מטעם העירייה/מחלקות ורשויות שונות, גרמה לזמן והוצאת כספים נוספים. הפתעות הם מנת חלקם של היזמים ומנהלי הפרויקטים, למרות זאת, תמיד נעדיף להיערך לפני כל שלב ולעדכן את האקסלים כך שגם מחלקת הכספים לא תופתע.

כמה נשלם עבור שירותיו של מכון בקרה ? ואילו משאבים נוספים נדרשים מהיזמים?

דוגמא לחישוב אגרת מכון בקרה (עבור בקרת תכן וביצוע):

כבר נתקלנו במספר הבדלים בעלויות מכוני בקרה – על מנת להבין איך עובד לוח התשלומים בהליך החדש מומלץ לבדוק ולהשוות הצעות מכל המכונים, ממש כמו תיאום יועץ חדש.

גם כאן יש לקחת בחשבון את לוחות הזמנים לקבלת הצעות, בדיקת הסכמים, לימוד והבנת סכמות של ביצוע התשלומים עפ"י אתר מנהל התכנון (היות ולא בכל ההסכמים ניתן להבין כיצד יעבוד הליך החיוב).

דוגמה של אחת הסכמות (מתוך אתר מנהל התכנון):

• "בעת התקשרות ישולמו 30% מהאגרה"- אז באיזה שלב כדאי לחתום מול מכון הבקרה?
• "בעת הגשת בקשה להנפקת חוו"ד מסכמת לבקרת הביצוע, תשולם יתרת האגרה – 40% ובנוסף ישולמו האגרות בעד הביקורים החוזרים ו/ או הנוספים שבוצעו".
• היזם יצטרך ללמוד ולממן מכיסו את התשלומים, ללמוד איך עובד לוח התשלומים ולדאוג להימנע מתשלום עודף בעת ביקורים חוזרים או היתרי שינויים.
• ומה לגבי בניה בפריפריה? כיום ממוקמים מכוני בקרה באזור המרכז וירושלים. האם על היזם לשלם תוספת מרחק עבור הביקורים ? האם המרחק יכול לגרום לעיכובים בהגעה לביקורים באתר ורדיפה מתמדת המוכרת לנו ממשרדים אחרים כמו כיבוי אש ופקע"ר?, האם ביד אחת נחסכו מאתנו שעות התיאום הרבות בעבודה מול גורמים ביורוקרטיים אלו, וביד השנייה נדרש לעבודה סיזיפית ומתישה מול מכון בקרה, האם יצא שכרנו בהפסדנו? ימים יגידו.

התקשרות עם מכון בקרה – ללא אפשרות מיקוח

הנה מקצת הסעיפים הבעייתיים בהם נתקלנו בבואנו להתקשר עם מכון בקרה:

• הוספת מכון הבקרה כמוטב בפוליסת הביטוח צד ג – " אחריות הלקוח כלפי מכון הבקרה תחול גם לגבי מקרים שיתגלו לאחר תקופת תום ההסכם. הלקוח מתחייב לערוך ולקיים, החל ממועד חתימת ההסכם ובמשך כל תקופת ההסכם, באמצעות חברת ביטוח מורשית כדין ובעלת מוניטין, ביטוח אחריות כלפי צד שלישי לכל פגיעה או נזק לגופו ו/או לרכושו של כל אדם ו/או גוף שהוא ואשר יגרם, במישרין ו/או בעקיפין, מהתקשרות בהסכם זה. הלקוח מתחייב להמציא למכון הבקרה, לא יאוחר משלושים (30) יום מחתימת ההסכם, אישור בדבר עריכת הביטוח כאמור לעיל, כשהוא חתום על ידי המבטח, וכן התחייבות שהפוליסה לא תצומצם, ולא תבוטל במשך כל תקופת ההסכם. הלקוח יוסיף לפוליסה את מכון הבקרה כמוטב נוסף בגין חבות למעשי ו/או מחדלי הלקוח"
• איך אפשר בלי סעיפי כסת"ח –  "הלקוח מתחייב להודיע למכון בקרה מראש על כל תוספת עבודה ו/או עיכובים ו/שינוי בתכנון ו/או במהלך הביצוע ו/או בלוחות הזמנים" – האם אפשר לדעת "מראש" על שינויים במהלך התכנון? אפשר לדעת "מראש" שהפרויקט יכנס במהלך הביצוע להליך של היתר שינויים מחוסר ברירה? או אולי עיכובים בביצוע מסיבות שונות ומשונות.
• אז מי קובע את העלויות? – "תחשיב התמורה יעשה ויקבע ע"י מכון הבקרה בהתאם לנקוב ולמפורט בתקנות מכוני הבקרה, ויפורט בנספח א' להסכם זה". מכון בקרה לא יכול לקבוע תחשיב כי מי שקבע אותו זה מנהל התכנון, למרות זאת מצאנו סעיף זה באחד מהסכמי ההתקשרות מול מכון בקרה.
• שוטף + כמה?? "מכון הבקרה יעביר ללקוח דרישה באשר לסכום התוספת לתמורה תוך ציון בגין מה מחויבת התוספת והלקוח ישלם למכון הסכום הנדרש בגין תוספת התמורה בתוך 5 ימי עסקים מיום שהועברה לו הדרישה." כבר ניתן לזהות עיכובים בביקורים לאכלוס עקב אי הסדרת תשלום בזמן לפי פרשנות מכון בקרה.
• החוק לא מאפשר החלפת מכון בקרה אבל אם במקרה…."בוטל הסכם ההתקשרות, ישלם הלקוח למכון הבקרה את כל התשלומים המגיעים לו עד יום הביטול. בתוספת מחצית התשלום של השלב הבא ותשלום על עבודות נוספות שבוצעו עפ"י תקנת מכוני בקרה".
• "הלקוח ישפה את המכון הבקרה בגין כל תביעה, דרישה, נזק או סכום שיאלץ לשלם לצד ג' כפיצוי על נזק שנגרם עקב כל מעשה ו/או מחדל מצד הלקוח ו/או מצד מי מטעמו בקשר להתחייבויות הלקוח עפ"י דין"

גם זה יעבור.

צריך להבין כי מדובר בגוף חדש שיתלווה ליזם בכל שלבי הפרויקט לרבות שלבי הביצוע, ביקורות אכלוס ותעודת גמר. כיצד יעמדו מכוני הבקרה באתגרים הניצבים בפניהם, האם יצליחו לייעל את תהליכי הרישוי והביצוע הן מבחינת איכות והן מבחינת לוחות זמנים? ימים יגידו.

כפי שלמדנו את הרישוי הזמין, מצאנו ושיפורנו את שיטות העבודה, התקשורת והבקרה. כך הטמעת הטיפול של מכוני הבקרה תדרוש עבודה רבה של כל הצדדים המעורבים – מנהלי פרויקטים, צוות תכנוני, מפקחי בניה וכמובן הכיס של היזם. מיצוי המהלך באופן רוחבי יתפרס להערכתי על פני מספר שנים.

לקריאה נוספת: קידום היתר בניה בצל הקורונה, מכשולים בהפקת היתר בניה בעידן של מציאות משתנה